株式会社エアー

AIR NOTEWISE 365 Search Vol.1

メールセキュリティ

Office 365でのメール監査に
お悩みのみなさまへ

Office 365でのメール監査は万全ですか?

リニア談合事件でも有名になった「課徴金減免制度(リーニエンシー)」とは、価格カルテルや談合など不正の事実が発見されたとき、当局の調査開始前に、企業が自主的に認めて証拠提出することで罰金(課徴金)がゼロになったり割り引きされる制度です。 リニア談合事件では、この制度に「手を上げた」企業は数十億円相当の課徴金を免れるとも言われています。 証拠となるメールをいち早く見つけることは文字通り千金に値するとても重要なことです。

しかし、「なぜかOffice 365のメールアーカイブからほしいメールを探しだすことができない」という経験をお持ちの管理者がいらっしゃるのではないでしょうか?ここではそのお悩みの原因と解決の方法をお教えします。

お悩みその1:アーカイブ検索で探したいメールが見つからない

Office 365メールアーカイブで、管理者が監査のためアーカイブ検索しているが、絶対あるはずのメールが見つからないことがあります。
=>Office 365メールアーカイブを検索するときの「コツ」を習得しましょう。

お悩みその2:検索スピードが遅い

検索に時間がかかるという情報があります。キーワード検索を開始後、検索結果が表示されるまで待ち時間が発生するようです。また、検索時間が長引き検索途中でインターネット回線がタイムアウトしてしまうと最初からやり直す必要があります。
=>検索期間を短く区切るなど、1回の検索ボリュームを少なくすると時間は短くなるはずです。
  回線サービスをアップグレードすればダウンロード時間は短縮されるでしょう。
  また、回線のタイムアウト設定を変更できる場合は、長い目に変更しましょう。

お悩みその3:検索条件の設定項目が少ない

たとえば、送信先が社外のある人1名のみで上司Ccがないメールを検索したい場合、宛先アドレスが1名のみ、あるいはCcのあるなしを指定できないという報告があります。
=>仕様ですので運用でのカバーは困難ですね。

お悩みその4:検索・監査権限の細分化が難しい

検索する監査者の権限について、設定しづらいという報告があります。
=>仕様ですので、手順を書き留めておくなど運用スピードの向上を工夫しましょう。

他にも、、、

検索結果画面から確認できるのは、100通までだけで、それ以上ある場合はダウンロードしてOutlookで表示する必要があります。

日付を指定した検索では、タイムゾーンを指定しないとUTC(世界標準時)と判断されます。
=>いずれも仕様ですので、例えば時間帯の指定時には少し広めに指定するなど、忘れないようにコツを書き留めておく等運用スピードの向上を工夫しましょう。

しかし!このようなお悩みは…

Office 365のメールアーカイブ検索を補完しメール監査の効率アップを実現するソリューション「WISE 365 Search」を使えば一気に解決することができます。本解説をご覧の皆様には、以下の特典をご提供します。

  • 特典1.Azure環境に構築済みの評価環境を無償でご提供!
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