Leaflet on WISE Audit

Vol.1

「退職者のメール」見逃していませんか?
メール監査で不正行為を未然防止!

競合他社への秘密情報の漏えいを未然に防止するために

退職者・退職予定者のメール監査の重要性

企業の秘密情報と漏えい対策
設備の設計図や研究データなど、大切な秘密情報が国内外の競合他社に漏えいしてしまうと、秘密情報の価値は失われ、企業は競争力を失ってしまうことになりかねません。
外部からの不正アクセス防止、メールの誤送信対策、標的型攻撃メールへの対策、クラウドデータの暗号化、従業員への情報セキュリティ教育等々、情報漏えい・流出を防止するため、企業はさまざまな対策を行っています。しかし、電子データの動きにだけ気をつけていればよいのでしょうか。

情報漏えいの経路となり得る「退職者」
業務委託先や、同業他社に転職した元従業員、退職を控えている退職予定者なども秘密情報漏えいの経路となり得ます。特に、元は内部の従業員であった退職者・退職予定者は、競合他社への情報漏えいの経路とならないよう、通常の従業員とは異なる監視が必要となります。

  

メール等の通信記録のモニタリング
経済産業省が発表した「秘密情報の保護ハンドブック*」でも、意図的な秘密情報の漏えいは、退職者などを含む様々な経路から起こり得ると警告しています。そして退職者に向けた対策として、退職の申し出があった後だけでなく、それ以前のものも含めてメール等の通信記録をモニタリングする取り組みなどの対策例が提示されています。

どのような形であれ、情報漏えい事故を起こした企業は社会的信用を失うだけでなく、場合によっては賠償責任を負ってしまう可能性もあります。電子データそのものだけではなく、人の動きや通信記録をモニタリングするための仕組みは必要です。特に、企業のコミュニケーションの中核を担うメールを監視・監査することは、不正行為を検知するために必須といえるでしょう。

メールアーカイブシステムを活用することで、メール監査を効率的に行うことができます。
アーカイブソリューション WISE Audit は、メール監査の他、さまざまなシーンでも活躍します。

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それでは、退職者・退職予定者による競合他社への情報漏えい・流出のリスクを管理するには具体的にどのような対策が効果的なのでしょうか。

平時の監視、有事の際の迅速な監査、監視・監査の事実を周知し不正を抑止

情報が持ち出されていないか平時から監視し、有事には迅速に監査します。そして、そのような体制があることを組織内に周知させることで、持ち出しを抑止すれば良いのです。

退職者の不正行為を未然防止する3つのステップ

メールを監視・監査することにより、インシデントの発生を事前に検知し、万が一情報が持ち出されていることが判明した場合には、有事の対応を迅速化することができます。

「退職者の不正行為を未然防止する3つのステップ」の詳細については、具体的なメール監査システムの活用方法をまとめた資料をご用意しております。以下からお申し込みいただけますので、ぜひご覧ください。

平時の監視・有事の際の迅速な監査の実現に適したツール
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それぞれの対策をどう行うか、具体的な内容チェックは下記から!!

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*本記事は、「秘密情報の保護ハンドブックから企業価値向上に向けて~(平成28年2月経済産業省)」を元に株式会社エアーにて文章を作成しています。また ” ” 内は本ハンドブックからの引用です。

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