株式会社エアー

AIR NOTEWISE Print Vol.2

印刷管理・プロファイル管理

印刷イメージの保存(原本保存)と
履歴検索で情報漏えい対策

社内でどのような書類が印刷されているかご存知ですか?

社内で、個人情報・機密情報などの含まれる文書や私的文書が印刷されているかどうか把握していますか?
いつ、どこで、誰が、どんな印刷をしたかをご存知ですか?

万一印刷物から情報漏えいが起きてしまった場合にそれはいつ誰が印刷したかを調べたい、頻繁に印刷している社員の過去の印刷状況を確認したいなど、特定の印刷物やユーザーの状況を把握したい場合があります。

しかし、何も対策していなければ、印刷された「紙」を見つけ出したとしても、いつ誰が印刷したものかまでは調べられません。

では、いつ、どこで、誰が、どんな印刷をしたかを知るにはどうすればよいのでしょうか。

印刷時に、印刷イメージをデータとして原本保存しておきましょう。

印刷時に、印刷物の情報(印刷日時・ユーザ名・コンピュータ名など)を印刷ログとして、さらに印刷イメージ(EMFファイル)も原本保存つまりアーカイブしておきます。
これらのアーカイブデータを、日時/ユーザ名/文書内のテキスト等を条件として検索すれば、知りたい印刷物をピックアップできるのです。そして、その印刷イメージを確認し、どのような印刷物だったかまでわかることになります。

つまり、印刷ログだけではなく原本を保存しておくことが情報漏えい対策となるのです。

この対策を可能にするものがWISE Print印刷ログ監査です。

WISE Print印刷ログ監査では、印刷実行時に印刷日時・ユーザ名・コンピュータ名などの印刷ログ、印刷イメージ、文書内のテキスト情報を、自動的にアーカイブします。 実際には印刷結果が出力できなかった場合でも同様にアーカイブします。これにより、印刷しようとした行為についても検索対象となります。

<WISE Print印刷ログ監査「原本保存」>

  • ユーザが文書を印刷時、印刷ログ(印刷日時・ページ数・トナー節約率・ドキュメント名・プリンタ名・コンピュータ名・ユーザ名・印刷 ID・部数 ID・印刷累積枚数・最大印刷枚数など)と、印刷物の原本として印刷イメージ(EMFファイル)を保存。
  • 印刷物から抽出したテキスト情報も保存。
  • PDF ファイルからもテキスト情報を保存。(PDF 作成時のセキュリティ属性により保存できない場合もあります。)
  • 印刷 ID が自動採番され、印刷情報と紐付いて保存。
  • 複数部印刷時は、印刷 ID+部数 ID で、部単位で区別でき、別途管理が可能。
  • 印刷規制により実際には印刷結果が出力できなかった場合でも、印刷情報はしっかり保存。

この原本保存により、いざという時の過去の印刷物の検索の準備ができました。
また、 定期的に印刷状況を監視していくという運用もできます。
そして、「印刷イメージを原本保存している」という周知により、ユーザも情報漏えいを意識するようになり、 不要印刷や不正印刷の抑止効果のアップも期待できます。

WISE Printでコスト削減も!

印刷物からの情報漏えい対策をしている<社内ルールとして「自動で透かし印刷する」>という周知により、ユーザも情報漏えいを意識するようになり、不要な印刷の抑止効果がアップするのです。

また、その結果、無駄な印刷が減ることで印刷コストの削減にもつながります。

さらに、WISE Printは、印刷時に使用するトナー量を調整しトナーコストの削減も行えます。

まずWISE Print印刷ログ監査を試用してみませんか。

WISE Print は、15日間無料で使える評価版を用意しています。以下のページよりお申込みの上、評価版をダウンロードしてご利用ください。

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