うっかりメール誤送信防止Outlook アドイン
WISE Alert

メールの宛先が社外であったり、ファイルが添付されていたりする場合にチェックを促す警告画面（送信アラート画面）を表示することで、メールユーザー自身でメール誤送信対策を実施することを可能にします。

■ メール送信時に警告画面を表示させる条件として、以下の項目を設定できます。
　・添付ファイルが付いている
　・社外アドレス宛である
　・送信件数が多い
　・件名が空白
　・初めて送信する宛先の組み合わせ
　・添付ファイルに変更履歴がある
　・宛先ドメインのキーワードが本文に出現しない

■ 警告画面でアラートが出た原因を一つずつチェック。
■ チェック後は、一時的に保留送信トレイで一定時間経過した後にメールを自動配送できます。

事前に上司アドレスを登録しておくと、メール送信時、宛先に上司アドレスが含まれない場合、上司アドレスがCCまたはBCCに自動付与されて送信されます。これにより、社外宛のメールには必ず上司アドレスをCCまたはBCCに指定するといったルールがある場合の、上司への送信漏れがなくなります。

ドメインと本文または添付ファイルのキーワードをセットで登録しておくと、不一致時に警告します。例えば、「air.co.jp」と、「株式会社エアー」をセットで登録しておけば、「自動補完機能が有効になっていたため、エアー宛メールなのに宛先が他社の同姓の担当者アドレスに」「エアー宛のメールを流用してTOを他社の担当者アドレスに変更したが、本文内の宛先を書き換え忘れた」などのうっかり誤送信時に注意を喚起することができます。

メール送信時に、件名・本文に特定のキーワードが含まれる場合や、一斉配信などに使う特定のアカウントから送信する場合、TOとCCの社外宛先件数が指定された件数以上の場合に確認ダイアログを表示します。さらに、そのまま社外宛先をすべてBCCに一括で変換することができます。

特定の宛先を登録しておくと、送信Alert表示条件にヒットしない時も、その宛先のメールの場合は送信アラート画面を必ず表示させることができます。重要な相手先を登録しておくことで、何重もの誤送信予防になります。さらに、強制アラートリストに登録されているアドレスごとに、警告文をカスタマイズできるようになりました。

「色設定」で条件と背景色を設定しておき、その条件にヒットするとウィンドウ背景色が指定された色で表示されます。ハイコントラスト表示にも対応しています。

送信Alert画面に慣れてくると、宛先の確認がおろそかになる可能性があります。そこで、本当の宛先の中にフェイクアドレスを忍び込ませ、「常に正しい状態の宛先とは限らない」という認識をもつことで、宛先を必ずチェックするよう習慣付けることができます。

一斉送信時や添付ファイル付きなど、事前に設定した送信規制の条件に一致したメールは、送信を強制的にキャンセルします。警告表示ではなく、送信自体を強制的にキャンセルさせたいときに便利です。
例えば、
　・一斉送信の宛先がBCCではなくTOやCCになっている時
　・脱PPAPの一環で添付ファイルをメールで送信することを禁止したいとき
など、全社的なメールの運用ルールに違反している場合に送信ルールを徹底することができます。

事前に登録した送信許可リストに載っていない宛先がメールに含まれる場合、メールの送信を強制的にキャンセルします。
例えば、
　・業務上、社内間メールのやり取りのみ行うユーザー
　・グループ企業内のみメールの送受信を行うユーザー
が、社外や個人のフリーメールアドレスへメール送信することを防止したいときなどに便利です。

添付ファイルを自動でZIP暗号化するため、手動でのZIP暗号化の手間と、それに関わる労務コストを大幅に削減します。
■ 環境を選ばず導入可能
　・新たなサーバーの設置や現在のシステム環境の変更は一切不要です。

■ ニーズに答えた細やかな設計
　・AES-256に対応しています。
　・ZIP以外の拡張子に書き換えや、その設定の保持が可能です。
　・添付ファイルを暗号化したときにメール本文に定型文を挿入できます。

■ パスワード送信をより手間なく便利に
　・パスワード通知メールの定型文を作成でき、自動でパスワード通知メールを作成することができるため、手間を削減できます。
　・パスワードは手動入力／自動生成／事前設定から選択でき、事前設定パスワードはドメイン毎に設定することができます。
　・パスワード履歴を確認することができます。
　・パスワード通知メール本文のフォントは変更できます。
　・添付ファイルの送信先とは別の宛先にパスワードを通知することができます。
　※パスワード通知メールは自動では送信されません。もし間違った宛先にZIP暗号化ファイルを送付してしまっても、パスワード通知メールを送信するときに宛先間違いに気づくことで、情報漏えい対策につながります。

添付ファイル付きメールを送信する際、SharePoint、OneDrive、Boxいずれのサービスと連携して添付ファイルをリンク共有できます。添付ファイルは自動でサービスにアップロードされ、受信者はメールに記載されたURLにアクセスしファイルを確認することができます。
メールでファイルを送らないので、万一、メールを盗聴された場合でもファイルが漏えいする心配はありません。PPAP対策として、ZIP暗号化の代替手段としても活用できます。

■ リンクURLの通知方法
アップロード先のURLが記載されたHTMLファイルを送る方法と、メール本文に記載する方法のどちらかを選ぶことができます。

■ 共有したファイルの削除／共有解除
リンク共有したファイルを削除したり、共有解除することができます。事前に設定した期間後に自動的に削除させることも可能なため、リンク共有後のセキュリティやストレージ容量が気になる方にもお使いいただけます。

送信Alert画面から、Excel／Word／PowerPointの添付ファイルをPDFに変換します。Excelでは選んだシートのみをPDFに変換可能です。
また同様に、送信Alert画面から個人情報漏えいの可能性のあるプロパティ情報を削除したり、Excel／Wordファイルの変更履歴がついていれば警告を表示するよこともできます。

■ 受信メール開封時に怪しいメールを検知し警告を出す「受信Alert機能」
受信メール開封時、あらかじめ設定した受信Alert条件にヒットすると警告メッセージを表示します。
つい見過ごしがちな”なりすましメール”などの怪しいメールに対して注意喚起するため、メールアドレスや本文内容を注意深く確認するきっかけとなり、Emotetなどによる被害を未然に防止できます。

■ メール返信時に再確認を促す警告を出す「返信Alert機能」
メール返信時、あらかじめ設定した返信Alert条件にヒットすると、警告ウィンドウを表示します。たとえば、以下のようなケースの利用ができます。
　・ なりすましメールの可能性がある場合に警告し、情報漏えいにつながる恐れを未然に防ぐ
　・ 返信回数や引用文の行数が多い場合に警告し、重要な情報が引用文の中に残ってしまう恐れを防止する

Azure OpenAI Serviceと連携した送信メール文章のリスク評価機能です。様々な”うっかりリスク”を防止します。メール送信時、本文の文章が事前に設定したリスクの検出レベル（10段階）を超えた場合に、ポップアップ画面で判定結果、リスクと判断された理由、文章改善のアドバイスを提示します。
誤字脱字はもちろん、下請法違反や談合などの不正なやりとりと思われる内容や、ハラスメントにつながりかねない不適切な表現などを検知します。

評価対象のメールは全メール送信時、社外送信時、社内送信時から選ぶことが可能です。また、宛先に合わせて評価の観点を自由に設定可能なため、場合に即したチェックが可能となっています。

※AIチェック機能には、お客様にてAzure OpenAI Service利用のためのご契約が必要です。

WISE Alertクライアントが提供する各種のメール誤送信対策機能に加え、組織で統一した運用・管理ができます。
誤送信防止ポリシーの一括設定、警告画面表示ログの検索機能、メッセージカスタマイズ機能やエンドユーザーのクライアントツールアンインストールの制御機能など、運用管理を支援する様々な機能があります。さらに、使用していない機能のメニューは非表示にすることも可能です。

あやしいメールを受信した際、ボタンをクリックするだけでそのメールを管理者など指定のメールアドレス宛に報告します。ボタンを押した後はあやしいメールが受信ボックスから自動で削除され、管理者など指定の宛先にはあやしいメールがMSG形式で添付された通知メールが届きます。
不審メール通報機能で報告する一連の流れをサポートすることで、感染リスクや情報漏えいリスクに早期に気づき、組織内で対処できます。

「通知メールである」ことを指定してメールを送信した場合、その通知メールを受信すると、メールの件名・本文のポップアップ画面がデスクトップの最前面に表示されます。
例えば、情シス管理者がフィッシングメールの警告について全社員に通知したい場合、全社員がメール受信時にポップアップ表示されるので、必ず目に触れ、注意喚起を徹底できます。

「働き方改革」の一つの柱である長時間労働の改善に向け、就業時間外のメール送信に対して注意喚起を行います。 出勤日や就業時間を登録しておき、ユーザーがその時間外にメールを送信した場合、メッセージをポップアップ表示します。メッセージは状況に合わせて自由にカスタマイズできます。

LDAPサーバーに登録済みのユーザー情報から取得し、宛先の会社名・部署名・氏名を表示します。LDAPサーバーにメールアドレスの情報がない場合にも、「社名表示」の設定で該当するドメインが登録されていれば、対応する会社名を表示できます。

例えば、差出人と宛先の「会社名」・「部署名」の違いを判断し、社内や関連会社の同姓同名の人宛てのメール誤送信を防止すると同時に、情報漏えいを予防することができます。また、同じドメインを持つグループ会社宛の誤送信に対して注意を促すこともできます。

グローバルアドレスリストから、宛先の会社名／部署名／氏名を表示することができます。 さらに、グローバルアドレスリストの社名と部署名より、同一部署／他部署／関連会社／外部かどうかを判定することも可能です。