誤送信やビジネスメール詐欺にお悩みのみなさまへ

メールセキュリティ

送信前の警告で誤送信を防ぐ
専用サーバ不要のシンプルな誤送信防止Outlookアドイン

メールセキュリティ

送信前の警告で誤送信を防ぐ
専用サーバ不要のシンプルな誤送信防止Outlookアドイン

設計思想・ 基本機能

送信前の確認・メールの一時保留で誤送信を防止!
クライアント(Outlook)インストールタイプのメール誤送信対策・予防ソフトウェア WISE Alert

WISE Alertは、Microsoft 365やExchange Online、各種プロバイダやオンプレミスなど、ご使用中のメールシステムに依存しません。また、専用サーバは不要で、簡単に誤送信対策を始められます。

  • WISE Alertはメール送信時にポップアップを表示して、送信前の確認を促し、誤送信を防止するアドインです。
  • Outlookアドインタイプのクライアント型ソフトウェアでありながら、メールの一時保留(待機)を行うことができます。
  • 送信時に添付ファイルの自動ZIP暗号化を行う「ZIP暗号化機能」、宛先に指定されたドメインとメール本文中のキーワードを照らし合わせて警告メッセージを表示する「宛先ドメイン判定機能」も用意しております。
  • 送信前の確認/メールの一時保留/自動暗号化による誤送信の予防は、誤送信発生による信頼の失墜、業務コストの増大を未然に防ぐことにつながります。

誤送信防止機能

WISE Alertはメールの宛先が社外であったり、ファイルが添付されていたりする場合にチェックを促す警告画面(送信アラート画面)を表示することで、メールユーザ自身でメール誤送信対策を実施することを可能にするツールです。

< メール送信時に警告画面を表示させる条件として、以下の項目を設定することができます > 

  • 添付ファイルつきメールへの警告
  • 社外アドレス宛メールへの警告
  • 送信件数が多ければ警告
  • 件名が空白ならば警告

< さらに、以下の設定も可能です >

  • アラート原因の送信前チェック可能
    警告ウィンドウで、送信前にアラート原因を一つずつチェック
  • メール送信を一時的に保留
    送信トレイで一定時間経過した後、自動的にメールを配送

誤送信防止強化機能

上司アドレスを自動付与して送信

上司アドレスを登録しておくと、メール送信時、宛先に上司アドレスが含まれない場合、上司アドレスがCcまたはBccに自動付与されて送信されます。
これにより、社外宛のメールには必ず上司アドレスをCcまたはBccに指定するといったルールがある場合の、上司への送信漏れがなくなります。

 

送信時の宛先ドメイン判定

ドメインと本文内のキーワードをセットで登録しておくことで、不一致時に警告します。
たとえば、「air.co.jp」と、「株式会社エアー」をセットで登録しておけば、「自動補完機能が有効になっていたため、エアー宛メールなのに宛先が他社の同姓の担当者アドレスに」「エアー宛のメールを流用してToを他社の担当者アドレスに変更したが、本文内の宛先を書き換え忘れた」などのうっかり誤送信時に注意を喚起することができます。

 

Bcc一括変換

メール送信時に、ToとCcの社外宛先件数が指定された件数以上の場合、確認ダイアログを表示して知らせます。さらに、そのまま社外宛先をすべてBccに一括で変換することができます。その後はいつも通り送信Alert画面が表示されるので、Bcc変換後の宛先を再度確認することができます。

 

送信アラート画面の強制表示

特定の宛先を登録しておくと、送信Alert表示条件にヒットしない時も、その宛先のメールの場合は送信アラート画面を必ず表示させることができます。重要な相手先を登録しておくことで、何重もの誤送信予防になります。さらに、強制アラートリストに登録されているアドレスごとに、警告文をカスタマイズできるようになりました。

 

送信アラート画面の色設定

「色設定」で条件と背景色を設定しておき、その条件にヒットするとウィンドウ背景色が指定された色で表示されるようになりました。例えば、外部宛てで添付ファイルがあるときに違う背景色で表示させることで、注意喚起できます。また、送信先ドメインも強調表示されるため、よりわかりやすくなりました。

偽アドレスを忍び込ませる慣れ防止機能

送信Alert画面に慣れてくると、宛先の確認がおろそかになる可能性があります。そこで、本当の宛先の中にフェイクアドレスを忍び込ませ、「常に正しい状態の宛先とは限らない」という認識をもつことで、宛先を必ずチェックするよう習慣付けることができます。

メールの送信を強制的にキャンセルする「送信規制機能」 NEW!

メール送信時に、事前に設定した送信規制の条件に一致したメールは、送信を強制的にキャンセルします。送信が強制キャンセルされた場合は、一致した規制条件を知らせるダイアログが表示されます。
例えば、全社的なメールの運用ルールに違反している場合には警告表示ではなく、送信自体を強制的にキャンセルさせたいときに便利です。
エンタープライズ版では管理者が送信規制の条件設定が可能で、ユーザーはその設定内容の確認のみできます。

許可された宛先以外へのメール送信を強制的にキャンセルする「送信許可リスト機能」 NEW!

事前に登録した送信許可リストに載っていない宛先がメールに含まれる場合、メールの送信を強制的にキャンセルします。
例えば、業務上社内しかメールのやり取りを行わないユーザーが、社外や個人のフリーメールアドレスへメール送信することを防ぐときに便利です。メールの送信がキャンセルされたときには、許可されていない宛先がダイアログに表示されます。エンタープライズ版では管理者が送信許可リストの設定が可能で、ユーザーは設定内容の確認のみできます。

WISE Alertアドインの無効化をする監視プログラム NEW!

WISE AlertはOutlookのアドインとして動作しますが、このアドインが何らかの誤操作により無効化され、それに気づかずにメールの送受信を続けてしまうことがあります。そこでユーザーの安全と誤送信対策ルールの徹底を目的とした監視プログラムを追加しました。WISE Alertアドインの有効状態を定期的に監視し、アドインが無効となった場合はユーザーに警告メッセージを表示しログを出力するプログラムです。

添付ファイル送信機能

ZIP暗号化

・添付ファイルを自動でZIP暗号化し送信します。
・手動でのZIP暗号化の手間と、それに関わる労務コストを大幅に削減します。
・新たなサーバの設置や現在のシステム環境の変更は一切不要です。
・zip以外の拡張子に書き換え、その設定の保持が可能になりました。

パスワード通知先変更

添付ファイルをZIP暗号化して送信する際、添付ファイルを送信する宛先とは別の経路で、パスワードを通知することができます。添付ファイルとパスワードを別の経路で送るため、仮に攻撃者がいても両方のメールを入手できてしまうリスクを極力減らすことができます。
一度通知先を変更した宛先については、次回よりパスワード通知先は変更後の通知先が表示されるようになります。さらに、メールアドレスの漏えい対策として、宛先をすべてBccにして送信することもできます。

添付ファイルリンク共有

添付ファイルメールを送信する際、送信Alert画面で[添付ファイルをリンク共有する]を選択して送信すると、連携済みのOneDriveにファイルをアップロードし、アップロード先情報の通知用ファイル(OneDriveURL.html)がメールに添付されて宛先に送信されます。
添付ファイルは送信されないので、攻撃者にメールを盗聴されても添付ファイルを入手されることはありません。

添付ファイルのPDF変換、プロパティチェック、変更履歴警告機能(情報漏えい対策機能)

送信Alert画面の添付ファイル名を右クリックして、Excel/Word/PowerPointの添付ファイルをPDFに変換する機能を追加しました。特にExcelでは選んだシートのみをPDFに変換できます。
また、同様にプロパティの削除を選べば、警告画面上で個人情報漏えいの可能性のあるプロパティ情報を削除することもできます。
さらに、Excel/Wordファイルの場合は、変更履歴がついていれば警告を表示するようにもなりました。

受信・返信アラート機能

なりすまし等メール受信時に警告

受信メール開封時に怪しいメールを検知し警告を出す「受信Alert機能」
受信メール開封時、あらかじめ設定した受信Alert条件にヒットすると、警告メッセージを表示します。設定によりポップアップウィンドウでも表示できます。
見過ごしてしまいがちななりすましメールなどの怪しいメールに対して警告されるので、メールアドレスや本文内容を注意深く確認することで、Emotetなどによる被害を未然に防止できます。

また、受信メールウィンドウのタブから、受信Alert条件の設定にかかわらず、警告表示をスキップさせるメールアドレスを簡単に登録(除外リスト簡易登録)することもできます。

返信時の警告画面表示

メール返信時に再確認を促す警告を出す「返信Alert機能」
メール返信時、あらかじめ設定した返信Alert条件にヒットすると、警告ウィンドウを表示します。たとえば、以下のようなケースの利用ができます。

  • ●なりすましメールに返信すると、情報漏えいにつながる恐れがあるため、
    なりすましメールの可能性がある場合に警告させる
  • ●メールの引用返信を繰り返していると、重要な情報が引用文の中に残ってしまう恐れがあるため、
    返信回数や引用文の行数が多い場合に警告させる

オプション機能

※本機能はいずれもオプションです。ご利用いただくには別途ライセンスが必要になります。また、ご利用前に、予め設定ファイルの指定を行ってください。

LDAPユーザー情報連携機能

LDAPサーバに登録済みのユーザ情報がある場合は、そこから取得した宛先の会社名・部署名・氏名を表示します。
V3.2からは、LDAPサーバにメールアドレスの情報がない場合、「社名表示」の設定で該当するドメインが登録されていれば、対応する会社名を表示できるようになりました。

例えば、以下の送信Alert画面イメージのように、差出人と宛先の「会社名」・「部署名」の違いを判断し、社内や関連会社の同姓同名の人宛てのメール誤送信を防止すると同時に、情報漏えいを予防することができます。
また、同じドメインを持つグループ会社宛の誤送信に対して注意を促すこともできます。

Exchangeユーザー情報連携機能 NEW!

本機能を利用すると、送信Alert画面の宛先情報をグローバルアドレスリストから取得して表示します。グローバルアドレスリストからは宛先の会社名/部署名/氏名を表示することができます。 さらに、グローバルアドレスリストの社名と部署名より、同一部署/他部署/関連会社/外部かどうかを判定することもできます。

詳細はお問い合わせください。

エンタープライズ版専用機能

 WISE Alert導入環境同士で、「通知メールである」ことを指定してメールを送信した場合、その通知メールを受信すると、メールの件名・本文のポップアップ画面がデスクトップの最前面に表示されます。 
たとえば、情シス管理者がフィッシングメールの警告について、全社員に通知したい場合、本機能を使用すれば、全社員がメール受信時にポップアップ表示されるので、必ず目に触れ、注意喚起を徹底できます。

「働き方改革」支援機能

「働き方改革」の一つの柱である長時間労働の改善に向け、就業時間外のメール送信に対して注意喚起を行います。 出勤日や就業時間を登録しておき、ユーザがその時間外にメールを送信した場合、メッセージをポップアップ表示します。メッセージは状況に合わせて自由にカスタマイズできます。

運用管理設定機能

WISE Alertクライアントが提供する各種のメール誤送信対策機能に加え、組織で統一した運用・管理ができる「運用管理設定」が標準で提供されます。
誤送信防止ポリシーの一括設定に加え、警告画面表示ログの検索機能、メッセージカスタマイズ機能やエンドユーザのクライアントツールアンインストールの制御機能など、運用管理を支援する様々な機能があります。
さらに、使用していない機能のメニューを非表示にする設定も可能です。

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